Aviso Público
SOLICITUD DE PROPUESTAS DE SERVICIOS PARA LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Y LA ADQUISICIÓN DE LA PLATAFORMA PARA LA AUTOMATIZACIÓN DE LOS PROCESOS DE CORRESPONDENCIA GENERAL Y DE EXPEDIENTES ACADÉMICOS
El Departamento de Educación de Puerto Rico (DEPR) recibió una asignación de fondos del Departamento de Educación de los Estados Unidos de América (USDE) bajo el programa Immediate Aid to Restart School Operations (Restart). Esta asignación de fondos responde a los desastres ocurridos en varios estados por el Gobierno Federal y por virtud del Bispartisan Budget Act de 2018, P.L. 115-123 (9 de febrero de 2018). En el caso de Puerto Rico, se refiere a los huracanes Irma y María, y a las consecuencias que han traído. Este programa provee fondos federales para el reinicio de las operaciones, adquisición de tecnología o equipo que promueva la administración, automatización y conservación de documentos. Después de los huracanes Irma y María, las oficinas, áreas, escuelas y centros de archivo reportaron: inundaciones, lodo dentro de los espacios de archivos, bibliotecas; así como ventanas y puertas rotas, fugas en el techo, graves daños de infraestructura y sobre todo, gran pérdida de documentos. No tener acceso a la información debido a los desastres atmosféricos y terremotos, provocó el atraso en los procesos documentales para contestar señalamientos de auditorías e impidió se ofrecieran servicios a la ciudadanía, tales como: expedir certificaciones de graduación, certificaciones de cursos, certificaciones de estudiantes de Educación Especial, transcripciones de créditos, copias de expedientes académicos, entre otros documentos.
Con el propósito de recuperar los datos de los estudiantes y del personal y para conservar de manera segura la información ante fenómenos y desastres naturales, el DEPR publica esta Solicitud de Propuestas (RFP, por sus siglas en inglés) con la que se espera identificar un proveedor con experiencia en digitalización, conservación y automatización de estos procesos. Como resultado de la RFP, se espera adquirir la titularidad de plataformas que permitan la automatización de los procesos, la correspondencia y la expedición de certificaciones a la ciudadanía.
Son elegibles para presentar propuestas, aquellas entidades, debidamente, autorizadas a realizar negocios en Puerto Rico que demuestren tener, mínimamente, tres años de experiencia exitosa en el tipo de servicio requerido. El proponente debe entregar una lista de proyectos exitosos similares a los solicitados y una descripción del personal clave calificado y con experiencia en los servicios que ofrecerán. El personal que brindará los servicios debe tener conocimiento y experiencia en el manejo de documentos históricos o sensitivos, en la digitalización de documentos o el desarrollo y la implementación de soluciones tecnológicas. El proponente escogido debe poseer destrezas necesarias para configurar, programar, diseñar bases de datos, diseñar consultas de búsqueda, indexación, planificar, gestionar y gerenciar el proyecto. Además, las personas que trabajarán en este proyecto deben contar con la preparación académica y cualificaciones, según la especialidad del trabajo lo requiera. El proponente también deberá proporcionar personal especializado en el diseño y administración de bases de datos e ingenieros de programación. Por otra parte, las plataformas propuestas deben ser compatibles con las necesidades expuestas por el DEPR.
Se seleccionará un solo suplidor para proveer los servicios. Los suplidores decidirán si combinarán recursos para someter una sola propuesta tomando en cuenta que se realizará un solo contrato con una sola entidad.
Los interesados en someter propuestas deberán presentar una carta de intención a más tardar el 23 de junio de 2021, no más tarde de las 4:30 p. m., al correo electrónico: RFP_OCCOAF@de.pr.gov.
Las entidades que cumplan con la presentación de la carta de intención dentro del término establecido se les convocará para asistir a visitas guiadas por el personal del DEPR a la Secretaría Auxiliar de Asuntos Federales, la División de Correspondencia y Archivo Inactivo de Nivel Central y el Centro de Archivo de la Oficina Regional Educativa de Caguas.
Para presentar propuestas será obligatorio someter la carta de intención y participar de las visitas guiadas.
El formulario de solicitud y toda la información relacionada serán compartidos con las entidades que presenten su carta de intención a más tardar en la fecha y la hora indicadas y que participen de las visitas guiadas.
Eliezer Ramos Parés
Secretario interino