SOLICITUD DE PROPUESTA Y/O COTIZACIÓN

 

A partir de la fecha de publicación, el proveedor tendrá hasta el jueves 8 de septiembre a las 12:00 P.M. días para someter su propuesta y/o cotización.

 

Fecha de publicación:

 2 de septiembre de 2022

 
 

Fecha de entrega de propuestas y/o cotización

  

9 de septiembre de 2022

 

Descripción:  Servicios de coordinador de eventos para el evento Nuevas Herramientas para desarrollar al Líder OCA3E. Los eventos consistirán en una serie de talleres de desarrollo profesional para aproximadamente 1,200 líderes escolares (superintendentes regionales, superintendentes, directores de escuela). Se llevarán a cabo 8 sesiones (1 sesión por mes) en un horario de 6:00 A.M. a 5:00 P.M. La primera actividad se llevará a cabo el 26 de septiembre de 2022 en el Centro de Convenciones Dr. Pedro Rosselló. El lugar y la fecha para las próximas 7 sesiones está pendiente a ser confirmado.

 

 Cantidad
 

1.       Coordinación del evento: La entidad servirá de enlace entre el DEPR y el local seleccionado para las actividades, facilitando que las órdenes de compra y los contratos se lleven a cabo según solicitado y en el orden requerido para el éxito de los eventos. Esto incluye lo siguiente:

♦ Apoyo en el desarrollo de la logística de operaciones y producción.

♦ Coordinación, seguimiento y supervisión de la implementación de tareas de los suplidores

♦ Desarrollo de contenido gráfico para las sesiones en sus distintas etapas, adaptaciones de arte para video loops, pantallas, impresión/ signae/rotulación digital entre otros;

♦ Proveer apoyo y asistencia en la logística de montaje y desmontaje de cada actividad,

2. Impresiones y artes de los eventos– Este servicio incluye:

♦ Creación de rotulación para identificar áreas, banners de bienvenida, podio, entre     otros;

♦ Creación y diseño de página pre-registro para cada sesión;

♦ Diseño del programa de las sesiones/agenda e impresión;

♦ Creación de video-animaciones para las pantallas de plenaria y concurrentes;

♦ Creación y diseño de promoción, programación de email blasts;

♦ Creación y diseño de un boletín informativo digital

 

3.    Ambientación: establecer un espacio interactivo donde los participantes puedan tomarse fotos desde una máquina digital “touch screen”, el servicio debe permitir que al tomarse la foto puedan ingresar su correo electrónico y recibir las fotos con el marco de las actividades. Proveer y montar una estructura “Welcome Unit” con portal de entrada y estructuras fijas rotulando pasillos, salones y agenda; proveer pantallas de alta resolución con agenda y logos; proveer y montar banners y torres impresas en dboard para rotulación de áreas de la actividad.

4.    Decoración de Mesas: proveer centros de mesa con el logo y el lema de la actividad para el evento.

5.    Apoyo en el proceso de registro: utilización de la plataforma de desarrollo profesional para la creación y coordinación de las sesiones. Como parte de las tareas, el contratista se asegurará que cada participante reciba por correo electrónico un QR Code que les permita el acceso las sesiones. Proveerá además a cada participante un ID con logo de la actividad. El contratista coordinará y brindará apoyo en el proceso de registro en los check points de cada grupo y en el registro en la entrada de los salones donde se realicen las sesiones.

6.       Aplicación Móvil– que permita que los participantes puedan descargarla en sus teléfonos móviles y que incluya mapa de los salones de los talleres o conferencias, agenda de las sesiones, hojas de evaluación de los talleres y de los eventos en general, apoyo los usuarios al momento del registro.

a.       Debe coordinar registro de sesiones concurrentes – un registro en la entrada de los salones de quienes entraron y salieron de los mismos

7.       Creación de mapa/emplazamiento de espacios

8.       Asignación de espacios de talleres

9.       Diseño de tarima con estilo corporativo

10.   Estructuras de tarima e impresión

11.   Mobiliario moderno e iluminación para la tarima

12.   Sonido  

 

  

 

 

 

8 eventos

 

 

 

LOS SERVICIOS DE COORDINACIÓN DE EVENTOS SE REALIZARÁN PARA LAS 8 SESIONES DE DESARROLLO PROFESIONAL QUE SE OFRECERÁN A LOS LÍDERES ESCOLARES

TODA PROPUESTA O COTIZACIÓN DEBE SER ENVIADA EN O ANTES DE TRES (3) DÍAS PUBLICADO ESTE ANUNCIO AL SIGUIENTE CORREO ELECTRÓNICO:

Ayuda_propuesta@de.pr.gov

 INSTRUCCIONES

  1. PROPUESTA Y/O COTIZACIÓN.

El licitador presentará su propuesta o cotización al correo electrónico provisto en este anuncio en o antes de la fecha indicada. Las propuestas recibidas fuera del tiempo establecido quedan automáticamente descalificadas. Como parte de su propuesta debe incluir el precio total de los servicios junto con un desglose, nombre de la entidad, dirección, número de teléfono y correo electrónico. Debe indicar, además, nombre completo de la persona que presenta la propuesta en representación de la entidad.

  1. TÉRMINOS.

El término “días” significará días calendario, a menos que otra cosa así se exprese.

  1. LICITADORES REGISTRADOS.

Todo proveedor interesado debe estar registrado en el Registro Único de Servicios Profesionales de la Administración de Servicios Generales y poseer experiencia en el desarrollo y coordinación de eventos corporativos.

  1. PENALIDAD POR INCUMPLIMIENTO DE ENTREGA.

Si el licitador incurre en incumplimiento de entrega según la fecha establecida y acordada en la orden de compra ya emitida, se le aplicará un cargo de cinco por ciento (5%) del importe total de la orden y se le podrá cancelar la orden y emitir una nueva a otro licitador.

  1. OTROS
  1. El DEPR podrá enmendar cualquier solicitud de propuesta y/o cotización, cuando sirva a los mejores intereses del Departamento de Educación, previo a la formalización del contrato o de haberse emitido una orden de compra.
  2. El DEPR podrá ordenar la cancelación parcial o total de la solicitud de propuesta y/o cotización cuando ello sirva a los mejores intereses del Departamento de Educación, previo a la formalización del contrato o de haberse emitido una orden de compra.